Giải pháp số hóa tài liệu tổng thể

Dự án số hóa cần xác định người dùng sẽ tìm và sử dụng tài liệu bằng cách nào sau khi hoàn thành. Việc tạo ảnh chỉ là một công đoạn trong hành trình đó. Đơn vị nên bắt đầu từ loại hồ sơ, tình trạng nguồn và mục đích khai thác, để quyết định phần cần quét, phần cần nhận dạng và thông tin mô tả phải đi cùng mỗi tài liệu.

Mô hình tham khảo kết hợp máy quét tài liệu, sách, khổ lớn, OCR, công cụ bóc tách thông tin, hậu kiểm và kết nối lưu trữ. Quét tạo ảnh nguồn, còn nhận dạng và kiểm tra giúp nội dung dễ tìm hơn; các bước này cần có tiêu chí riêng. Phạm vi triển khai phải làm rõ tài liệu đầu vào, loại kết quả và mức kiểm tra dự kiến, tránh dùng cùng một yêu cầu cho mọi bộ sưu tập.

Đội ngũ tiếp nhận, kiểm kê và phân loại nguồn trước khi ghi nhận ảnh. Sau đó kiểm tra độ đầy đủ, xử lý nội dung theo phạm vi và bổ sung thông tin mô tả. Kết quả chỉ nên được đưa vào nơi khai thác sau bước rà soát. Việc đặt tên và liên kết với nguồn gốc giúp người quản lý tìm lại tài liệu, xử lý sai sót và đối chiếu khi cần.

Nên chọn các tài liệu có tình trạng và cách trình bày khác nhau để làm mẫu. Người quản lý nguồn, người xử lý và người khai thác cùng kiểm tra kết quả, từ đó thống nhất quy tắc và tiêu chí chấp nhận. Đơn vị cần xác định trách nhiệm giữ tài liệu gốc, quyền truy cập nguồn số và cách xử lý tài liệu cần hạn chế. Quy trình mẫu phải đủ rõ để đội ngũ thực hiện nhất quán khi mở rộng.

Nghiệm thu nên đánh giá độ đầy đủ của trang, sự liên kết với hồ sơ, thông tin mô tả và việc tìm kiếm theo nhu cầu người dùng. Với phần nhận dạng, cần thử trên mẫu thực tế thay vì mặc định mọi bản quét đều chuyển thành văn bản đúng. Phía quản lý cũng nên thử chỉnh một kết quả và kiểm tra tài nguyên được bàn giao, để quy trình duy trì nguồn số được xác nhận trước khi kết thúc.

Thông tin khởi đầu gồm tài liệu mẫu, khối lượng dự kiến, mục đích khai thác và hệ thống đang dùng. Quản Trị Số có thể cùng đơn vị xác định quy trình số hóa, kết quả cần bàn giao và cách kiểm tra phù hợp với nguồn tài liệu thực tế.